মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী এবং উপমন্ত্রীদের সরকারি কাজে দেশ-বিদেশে ভ্রমণের ব্যয় পরিশোধ ও অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নতুন পরিপত্র জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। গত ৩ সেপ্টেম্বর মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে প্রকাশিত এই নির্দেশনায় বিল দাখিল এবং নথি ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়াকে আরও স্বচ্ছ ও সুনির্দিষ্ট করতে সাতটি নিয়ম বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন স্বাক্ষরিত এই পরিপত্রটি ইতিমধ্যে সংশ্লিষ্ট সকল সিনিয়র সচিব, সচিব, পিএস এবং হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তাদের কাছে পাঠানো হয়েছে।
পরিপত্র অনুযায়ী, ভ্রমণ শেষে বিল পরিশোধের জন্য কিছু সুনির্দিষ্ট প্রমাণক জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধানের অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং অভ্যন্তরীণ ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দপ্তর থেকে জারি করা অফিস আদেশের কপি যুক্ত করতে হবে। পাশাপাশি যানবাহন ভাড়ার টিকিট, বিমান ভ্রমণের টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি এবং আবাসিক হোটেলে অবস্থানের আসল বিল প্রদান করতে হবে। এছাড়া, বৈদেশিক ব্যয়ের ক্ষেত্রে মুদ্রার বিনিময় হারের বিবরণী এবং অন্যান্য খরচের ভাউচার দাখিল করার নিয়ম করা হয়েছে।
ভ্রমণের মেয়ার্দ বৃদ্ধি ও অগ্রিম অর্থ ব্যবহারের ক্ষেত্রেও বেশ কিছু কঠোর নিয়ম এনেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। অনুমোদিত মেয়াদের অতিরিক্ত সময় বিদেশ অবস্থান করলে তার জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে। সরকারি অগ্রিম গ্রহণ করে ভ্রমণ করলে সফর শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে সেই অগ্রিম সমন্বয়ের বিল জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক; অন্যথায় আগের অগ্রিম সমন্বয় না করা পর্যন্ত পরবর্তী কোনো ভ্রমণের জন্য অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না। অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশিকা মেনে এবং নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধার্থে পর্যাপ্ত সময় হাতে রেখেই অগ্রিম বরাদ্দের আবেদন করতে বলা হয়েছে।
পরিশেষে বিল নিষ্পত্তির প্রক্রিয়া সহজ করার জন্য মূল কপিসহ মোট তিনটি সেটে বিল দাখিল করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে, যার প্রতিটি ফটোকপি হতে হবে যথাযথভাবে সত্যায়িত। পরিপত্রের এই নতুন নির্দেশনাটি সাধারণ মানুষের সহজে প্রাপ্তির সুবিধার্থে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটের ‘পরিপত্র বক্স’-এ আপলোড করার নির্দেশ প্রদান করা হয়েছে।
